经费-广东财经大学网上报销操作手册2018年10月8日版

发布时间:2018-11-07浏览次数:203

广东财经大学网上报销操作手册.docx






广东财经大学

网上报销操作手册










财务处

2018.09.26


前   言


随着我校事业的蓬勃发展,资金规模不断增长,财务报销的业务量急剧增加,巨大的工作量与有限的财务管理人员形成了尖锐的矛盾冲突。相信您曾经为报销等候浪费了大量宝贵时间而烦恼,又或者为在一些繁忙时期无法办理报销业务而无奈。“报销难报账慢”成为为师生提供优质、高效服务体验的一大瓶颈。为缓解报账压力,提高报账效率和提升服务质量,财务处积极与广州友财信息科技有限公司合作,开发了全新的财务业务信息化平台——“广东财经大学财务管理信息系统”,实施网上报账。网上报销系统使用:一是提高了报销效率,更进一步实现了财务信息化。二是使报销不再受时间和空间的控制。师生有报销需求,只要网上申请即可,您不必再为财务报销而耽误正常工作;三是大大解放财务人员,可以使财务人员提供更加优质的服务。

为了方便您更好地使用网上报销系统,财务处特编写了本操作手册,提供您快捷掌握网上报销程序及操作。



广东财经大学财务处

广州友财信息科技有限公司


目录

第一部分 网上报销业务简介1

一、网上报销的业务过程过程1

二、与传统的报销模式区别1

三、启用的报销业务1

四、系统上线运行注意事项2

第二部分 网上报销操作指南4

一、费用报销流程4

二、日常费用类报销流程5

三、差旅费报销流程14

四、退单反馈流程23

第三部分 经费查询及授权操作指南24

一、个人项目查询24

二、部门项目查询28

三、项目授权管理30

第四部分 银行账户管理操作指南33

一、查看个人账户33

二、在家自助变更34


第一部分 网上报销业务简介


一、网上报销的业务过程过程

网上制单提交---负责人签字审批---财务收单---财务处理---结果通知

二、与传统的报销模式区别

您只需要到财务处花上几分钟时间提交书面的网上报销确认单及相关单据,即可离开不需等候。而您节约下来的时间将可能包括:排队等待制单20分钟,等待复核出纳10分钟,时间节约了!……或许,还远远不止于此。

流程精简了!您只需要一次性的准确填报并提交报销资料,后面的事情可以全部交由财务来处理。通过强大的网银支付功能,财务将实现直接把报销款项转入您指定的校内人员个人账户或供应商的对公账户中。我们在接收并确认您的报销资料后,非繁忙时期在1-3个工作日,繁忙时期在3-10个工作日完成报销支付。

填报轻松了!网报系统业务分类清晰,报销指引详尽,金额还能自动计算汇总,简单友好的操作界面将让您整理票据和填报信息更加准确高效。

信息畅通了!您可以通过网报系统便捷的查询到报销业务处理进度、项目经费使用情况,项目预算执行进度等各种财务信息。

三、启用的报销业务

国内差旅费报销、日常费用类报销(包括办公、印刷、邮电、市内交通、设备维修、材料购买等20多类费用)、各类借款业务、薪酬发放等业务模板已设计完成,并逐步推出,未能提供的业务请您仍按传统报销方式办理即可。

四、系统上线运行注意事项

系统正式上线运行后,请注意以下几点:

1.完善联系方式:到学校信息门户【财务信息管理系统】->页面右上角【设置】完善个人信息,包括办公电话、手机和Email地址,一定要准确,否则可能导致无法获得电话、短信、邮件通知。

2.系统正式上线运行后请不要随意提交确认单,因为您一旦提交后,您录入的对应项目资金将会被冻结,直接影响项目资金的正常使用。

3.网报过程中,请认真阅读相关文字指引及业务说明,把业务分类整理,尽量一事一报,力求简单、清楚、明了。

4.同时提交多个网报确认单时,请注意每个网报确认单后面粘贴对应的原始票据及其相关附件,不要混淆,票据要求粘贴规范、整齐,防止散落。

5.使用初期暂时使用人工收单的方式,收单窗口请留意报账大厅指引。

6.通过网报方式提交过来的报销单,如果财务处理过程中发现票据不符合规定,会致电报账人询问处理方式。无法报销的票据可在1个月内到财务处领取;逾期未领取的,则视同报账人放弃这些票据,财务处将自行组织销毁。

7.实施网上报销后,报销业务均通过网上报销系统进行报销。除医药费、基建工程支付外,财务处不再受理其他现场报销业务,不再设面对面报销窗口。

8.涉及网上报销的经费使用权限或经费查询权限管理,请参考操作手册第三部分:经费查询及授权操作指南。

9.如需查询或申请修改报销所用的银行卡,请参考操作手册第四部分:银行账户管理操作指南。(网上报销业务可以选择转账至建行卡和工行卡)。

10.使用中遇到问题可致电:报销业务(84096864),业务或技术问题也可以加入广财新网报讨论QQ群(683023583)咨询。


第二部分 网上报销操作指南

准备工作:

请确认您使用的计算机采用IE7及以上版本浏览器,并已连接好校园网络。

一、费用报销流程

二、日常费用类报销流程

各院部教职工打开浏览器后进入广东财经大学信息门户(地址http://my.gdufe.edu.cn)。在系统登录界面输入本人的工号和密码进入后,进入信息门户功能界面,点击【财务管理】,即可进入财务管理系统。

【操作说明】:




【操作说明】:

  1. 点击新网上报销系统,点击我的报销,打开界面如下:


【操作说明】:

  1. 点击新增,打开界面如下:

【操作说明】:

  1. 选择需要进行支出的费用项目,打开界面如下:


【操作说明】:

  1. 选择报销费用类型。打开界面如下:

【操作说明】:

1图中标记7处:点击选择即可跳出人员搜索框;

2图中标记8处:输入经办人员的人员编号或者人员名称进行人员的查找;

3图中标记9处:选择查找到的人员;

4选择好人员之后点击图中标记10处的确认按钮即可。



【操作说明】:

1图中标记11处:联系人的选择与上一步经办人员选择方法一致,然后输入附件张数和报销事由;

2图中标记12处:点击下一步,打开界面如下:

【操作说明】:

1选择具体需要报销的费用;

2打开界面如下:

【操作说明】:

1如图中标记14处:选择具体报销费用明细,输入报销金额;

2如图中标记15处:点击下一步,打开界面如下:

【操作说明】:

  1. 选择支付方式,此处以个人转卡为例,具体界面如下:

【操作说明】:

1如图标记17处:点击选择

2如图标记18处:输入人员编号或者人员名称进行人员的查找;

3如图标记19处:选择查询到的人员;

4如图标记20处:选择好人员之后点击确定

【操作说明】:

1如图标记21处:点击填充余额即可;

2如图标记22处:点击下一步,打开界面如下:

【操作说明】:

1这里若是报销业务需要多条项目,可以选择新增项目按钮即可进行新增;单项目即点击分配金额按钮即可;

2如图标记24处:点击下一步,打开界面如下:

【操作说明】:

1点击电子发票,可添加电子发票信息;

2点击提交按钮,打开界面如下:

【操作说明】:

  1. 点击打印确认单按钮,打开界面如下:


【操作说明】:

点击图中标记28处的打印按钮即可进行报销确认单打印,完成后请于7天内携带广东财经大学报销确认单,由单位(项目)负责人,经办人(报账人),主管部门(如与单位负责人不同,需主管部门负责人签名)负责人审批,经审批后的报销确认单连同粘贴好的票据一起带到财务处大厅交工作人员签收。请注意,单据收取有效期为自生成日的第二天起算的7个自然日。


三、差旅费报销流程

各院部教职工打开浏览器后进入广东财经大学信息门户(地址http://my.gdufe.edu.cn)。在系统登录界面输入本人的工号和密码进入后,进入信息门户功能界面,点击【财务管理】,即可进入财务管理系统。

【操作说明】:

【操作说明】:

  1. 点击新网上报销系统,点击我的报销,打开界面如下:


【操作说明】:

  1. 点击新增,打开界面如下:

【操作说明】:

  1. 选择需要进行支出的费用项目,打开界面如下:

【操作说明】:

1选择报销费用类型。

打开界面如下:

【操作说明】:

1图中标记7处填写报销单基本信息;

2图中标记8处点击下一步,打开界面如下:

【操作说明】:

1图中标记9处:关于差旅报销的各项说明及注意事项;

2图中标记10处:填写出差详情及费用:

【操作说明】:

1图中标记11处:选择校内人员;

2图中标记12处:新增出差行程,勾选出差人员,选择出发日期、省份、城市、交通工具、到达地点、城市和离开时间;

注:补助费用为系统自动带出,不能手动输入。

3图中标记13处::填写交通费、住宿费等金额,无住宿费等情况需要说明原因;

注:出差伙食补助和交通补助可以修改补助天数,在扣减天数前的文本框输入扣减天数即可。

4图中标记14处:差旅期间的其他零星开支;

5图中标记15处:点击下一步按钮,打开界面如下:

【操作说明】:

1选择支付方式,例如现金方式,点击填充余额即可;

2点击下一步按钮,打开界面如下:


【操作说明】:

1新增项目:此功能按钮可以增加报销的支出费用项目;

2分配金额:此功能按钮是将报销的明细费用分配到选择的项目;

3分配到最后项目:此功能按钮是针对多项目的情况,可以将报销费用分配到最后一条所选项目;

4点击下一步按钮,打开界面如下:

【操作说明】:

1点击电子发票,可添加电子发票信息;

2点击提交按钮,打开界面如下:

【操作说明】:

  1. 点击打印确认单按钮,打开界面如下:

【操作说明】:

1点击图中标记24处的打印按钮即可进行报销确认单打印。

完成后请于7天内携带广东财经大学报销确认单,由单位(项目)负责人,经办人(报账人),主管部门负责人审批(如与单位负责人不同,需主管部门负责人签名),经审批后的报销确认单连同粘贴好的票据一起带到财务处报账大厅交工作人员签收。请注意,单据收取有效期为自生成日的第二天起算的7个自然日。


四、退单反馈流程

经财务人员审核、复核后,原始单据不符合财务报销规定时,财务处负责审核的人员将通过短信/电话/邮件通知报销人员,报销人员可分别根据如下三种情况补办相关手续:

1.资料不全无法完成报销

报销人员在收到短信/电话/邮件通知后,应在三天内将相关资料送到指定地点,逾期,报销业务将从报账系统中自动删除。再次报销时须重新办理网上申报。

2.项目余额不足、缺少审批手续、未办理出(入)库手续等无法完成报销

报销人员在收到短信/电话/邮件通知后应在三天内取回原始报销单据,并及时将补齐手续的原始单据送至原审核会计,逾期,报销业务将从报账系统中自动删除。再次报销时须重新办理网上申报。

3.部分原始票据不符合财务规定不能报销单据

如果财务处理过程中发现票据不符合规定,会致电报账人询问处理方式。无法报销的票据可在1个月内到报账点领取;逾期未领取的,则视同报账人放弃这些票据,财务处将自行组织销毁。


第三部分 经费查询及授权操作指南


简介:经费查询系统主要包含个人项目查询、部门项目查询、项目授权管理等功能,是网上报销中必不可少的辅助功能,主要对用户能掌握个人、部门项目的使用情况及项目授权功能


一、个人项目查询(所有人均有此权限)

(一)个人项目列表操作说明:

登录系统后,进入经费查询系统的【个人项目列表】,可查看有权限项目在查询年度的“年初余额、本年累计收入、本年累计支出、本年借款变化额、借款余额、项目余额、本年资金执行进度和项目锁定日期”等信息,项目锁定日期取本项目最近的借款产生的锁定日期影响。已锁定的项目(红色背景色)显示产生锁的最新一笔暂付款的影响日期;即将锁定则显示未来时间内最近的锁定日期,其中一个月内将被锁定的项目特殊标记(黄色背景色)。


在项目列表中,可勾选负责的项目,然后点击授权给相关人员,与【项目授权界面】(下面将会提到)的功能一致。权限分别有:查询权限、网报权限和项目授权代理权限项目一旦授权后,若授权为“查询权限”,被授权人即可在【个人被授权项目】中查到。若授权为“网报权限”,被授权人即可在网上报销系统中使用该项目。若授权为“项目授权代理”,则被授权人可在【个人项目列表】中管理该项目的授权,被授权人能授权该项目给别人

在个人项目列表界面,点击具体某个项目可进入项目查询明细界面,可查询明细项目的基本情况、收支汇总表、收支明细表、借款明细账和预算执行情况,并支持柱状图和饼图显示,在个人项目列表查询界面和项目查询明细界面,支持导出excel功能。



(二)个人被授权项目操作说明:

个人项目列表查询界面分成两个部分:【个人项目列表】和【个人被授权项目】经费查询。

区别:【个人项目列表】所显示的是项目负责人为本人的项目,【个人被授权项目】所显示的是项目负责人非本人,但得到项目负责人授权的项目。


(三)个人借款/报销/被锁定暂付款查询操作说明:


【个人借款查询】、【个人报销查询】、【个人被锁定暂付款查询】三个模块用于查询个人对应业务的查询和异常状态,及时掌握用户的业务信息。




二、部门项目查询(部门经费负责人有此权限)

(一)部门项目列表操作说明:

从部门经费负责人身份进入,可查看有权限的部门项目列表,点击具体某个部门,可查看该部门下所有的项目情况,以项目类别编号顺序排序。

在部门项目列表中,可查看项目在查询年度的“年初余额、本年累计收入、本年累计支出、本年借款变化额、借款余额、项目余额、本年资金执行进度和项目锁定日期”等信息,项目锁定日期取本项目最近的借款产生的锁定日期影响。已锁定的项目(红色背景色)显示产生锁的最新一笔暂付款的影响日期;即将锁定则显示未来时间内最近的锁定日期,其中一个月内将被锁定的项目特殊标记(黄色背景色)。

在部门项目列表界面,点击具体某个项目可进入项目查询明细界面,这块内容与从个人项目列表进入项目查询明细一致,不再表述。

(二)部门借款查询操作说明:

本功能用于查询所选有权限部门的所有未还清借款,系统支持导出部门借款查询结果到Excel


(三)职能部门项目列表操作说明:

从部门经费负责人身份进入,可查看有权限的作为职能部门项目列表,点击具体某个部门,可查看该部门作为职能部门所有的项目情况,以项目类别编号顺序排序。

【职能部门项目列表】基本信息显示及操作与【部门项目列表】相同。



三、项目授权管理

(一)项目权限申请操作说明(所有人有此权限):

除了项目负责人主动授权给用于予以查询或使用网报的权限,用户也可主动向项目负责人申请某项目的查询权限,“项目授权管理—项目权限申请”中,点击“申请”按钮,进入申请界面,依次编辑“有效时间”、“权限(选择查询)”和“授权项目”。

项目权限申请提交后,在项目权限申请界面会显示申请记录,也会显示在对应项目负责人的项目审批界面。项目权限申请界面默认显示申请的所有状态,用户可通过“申请状态”下拉框选择某种条件查询。

 ①若当前状态为“处理中”,允许“查看”、“编辑”和“删除”;

 ②若当前状态为“已批准”,只允许“查看”和“删除”;

 ③若当前状态为“不批准”,只允许“查看”和“删除”;

点击“删除”按钮,若为“处理中”状态的记录,则直接删除该记录;若为“已批准”状态的记录,不仅直接删除该条记录,而且也将对应的“项目权限审批记录”和“个人项目授权记录”删除,该人员对应项目的申请权限也被终止;若为“不批准”状态的记录,则直接删除该记录和“项目权限审批的记录”。


(二)项目权限审批操作说明(项目管理员有此权限):

该界面默认显示“处理中”的项目权限申请记录,项目负责人可在此进行审批,同时在系统桌面也会显示“待审批项目权限”,均支持批量审批功能。

项目负责人在审批过程中,只允许对申请记录的“有效时间”和“权限”修改,可选择审批通过或不通过,审批结果会立即反馈到项目权限申请界面。与此同时,若审批通过,则授权记录也会显示在个人项目授权界面。

在项目权限审批界面,若项目权限申请为“处理中”,项目负责人只允许查看和审批,不允许删除;若项目权限申请为“不批准”状态,项目负责人只允许查看,不允许删除;若项目权限申请为“批准”状态,允许查看和删除,点击删除,不仅自动删除该记录,而且也将“项目权限申请界面的记录”和“个人项目授权的记录”删除。

(三)个人项目授权操作说明(项目管理员有此权限):

项目负责人用于管理个人项目授权的菜单,可主动授权给其他人予以项目的查询或使用权限。

在“项目授权管理—个人项目授权”中,点击“授权”按钮,进入授权界面,依次编辑“有效时间”、“权限(选择查询)”、“授权项目”和“被授权用户”,其中“授权项目”可选范围为当前用户负责的项目。

注:若某人一开始为项目的负责人且授权过,后来不是项目的负责人了,授权记录仍然保留,被授权人仍有项目的查询权限,但该用户不允许新增授权,也不允许对原纪录查询和修改。



第四部分 银行账户管理操作指南


简介:银行账户系统主要用于查询或管理个人银行账户,是网上报销中重要的辅助功能。在进行网上报销业务时可选择转入建行卡(工资卡)和工行卡(网报卡)。


一、查看个人账户

登录系统后,进入【查看个人账户】,本菜单提供用户查看在财务处登记的银行卡信息,包括建行工资卡,工行网报卡及学生中行卡信息。



二、在家自助变更

本菜单能提供用户自助新增或修改银行卡信息的申请功能,但仅限于修改用于报销业务用的工商银行卡。

点击【新增】或【自助修改】按钮后,出现上图页面,根据银行卡信息填写后保存,修改后需要通过财务处的银行账户管理人员进行审核,审核通过后正式修改成功,否则沿用旧账户。